Jak przygotowywać i prowadzić wystąpienia publiczne? Fragment (6) - C.d. - Zanim zaczniesz, czyli jak przygotować się do wypowiedzi (4)

Wreszcie dobrze jest zostawić sobie kilka końcowych minut na pytania ze strony słuchaczy i szeroko rozumiany dialog z publicznością. Zazwyczaj taka opcja jest uwzględniana przez organizatorów na przykład konferencji czy seminariów i zaznaczana jako odrębny punkt programu. Jeżeli jednak Twoje wystąpienie ma mniej formalny charakter, też warto pamiętać o takiej możliwości i udostępnić ją audytorium. Ponadto jeżeli Twoja wypowiedź opiera się głównie na tekście pisanym – co się zdarza, chociaż weź też pod uwagę, iż nie zawsze tak jest – dobrym sposobem na ustalenie czasu potrzebnego na jej wygłoszenie jest odwołanie się do ilości stron. Możesz łatwo sprawdzić, ile zajmuje Ci przedstawienie – powiedzmy – dziesięciostronicowego referatu, dzięki czemu ocenisz, jakiej długości wypowiedź masz przygotować. Musisz jednak pamiętać o tym, aby stosować zawsze jednakowy format tekstu – tę samą wielkość i rodzaj czcionki, takie same marginesy, odstępy między wersami etc.

Ostatnia rzecz, którą możesz zrobić na etapie przygotowań to ustalenie, do kogo konkretnie będziesz przemawiać, ile osób liczy grono Twoich słuchaczy, gdzie będzie się odbywać się impreza, w trakcie której masz wystąpić etc. Są to wbrew pozorom bardzo ważne kwestie, nawet jeśli wydają się pozbawione większego znaczenia. Inaczej mówi się do dwudziestoosobowej grupy składającej się z młodych osób w wieku maturalnym, a inaczej do stuosobowego audytorium, w jakim przeważają dorośli profesjonaliści po czterdziestce. Jeśli chcesz dobrze wypasć i nawiązać kontakt z odbiorcami, warto zawczasu wziąć ten element pod uwagę i uwzględnić specyfikę tzw. grupy docelowej. Jeżeli jest to możliwe, możesz też obejrzeć miejsce, w jakim będzie odbywać się Twoje wystąpienie. Ten zabieg pozwoli Ci mentalnie oswoić przestrzeń, a tym samym zminimalizować stres i tremę, jaką odczuwasz przed wypowiedzią. Będziesz się czuć pewniej, kiedy będziesz wiedzieć, jak wygląda sala, np. czy jest duża, czy mała, jaki jest rozkład siedzeń, jakiej publiczności możesz się spodziewać. Zauważ, że zawsze czujemy się pewniej, kiedy mamy do czynienia z osobami i sytuacjami, które znamy niż z takimi, o których nic nie wiemy. Jest to spowodowane tym, że kiedy wszystkie opcje wydają nam się równie dobre, przestajemy myśleć racjonalnie, a nasza wyobraźnia może zacząć produkować najbardziej fantastyczne scenariusze, bo nie ma punktu zaczepienia w realiach. W ten sposób tylko się wewnętrznie niepotrzebnie napędzasz i pogłębiasz dyskomfort psychiczny. Każda konkretna informacja, która pomaga Ci wrócić do rzeczywistości jest wtedy na wagę złota, bo dzięki niej możesz zdecydowanie bardziej realistycznie ocenić sytuację, a to pomoże Ci opanować lęk, jaki odczuwasz w trakcie wypowiedzi i tym samym łatwiej osiągnąć taki efekt, jaki sobie zamierzysz. 

                                            Ciąg dalszy nastąpi...

         

Jak przygotowywać i prowadzić wystąpienia publiczne? Fragment (5) - C. d. Zanim zaczniesz, czyli jak przygotować się do wypowiedzi (3)

Jest jeszcze jedna ważna rzecz, jaką musisz wziąć pod uwagę, kiedy przygotowujesz się do wypowiedzi – jej długość. Jeśli niewłaściwie oszacujesz ten czynnik, możesz mieć potem problem albo z nadmiarem materiału, którego nie będziesz w stanie wykorzystać (i to niezależnie od tego, jak ważnych spraw albo wniosków nie zdążyłeś jeszcze poruszyć!), albo z sytuacją, kiedy powiesz już wszystko, co masz do powiedzenia, a okaże się, iż nie minęła nawet połowa czasu przeznaczonego na Twoje wystąpienie. Obydwie te możliwości są – co zapewne przyznasz – raczej mało przyjemne, warto więc podjąć kroki, które pozwolą Ci ich uniknąć. Po pierwsze powinieneś wcześniej dobrze przemyśleć sobie takie rzeczy jak układ i ilość prezentowanego materiału, ustalić, które informacje są kluczowe, które zaś są mniej ważne i mają charakter w mniejszym czy większym stopniu fakultatywny. W przypadku ewentualnego poślizgu będziesz wiedział, na czym musisz się skoncentrować przede wszystkim, a co możesz pominąć, nie wywołując przez to wrażenia, że Twoja wypowiedź jest niekompletna lub niespójna. Ponadto jeżeli zostanie Ci trochę czasu, możesz wtedy wykorzystać takie dodatkowe dane, ciekawostki, przykłady etc. 

Jeżeli czas Twojego wystąpienia jest dokładnie określony (a tak właśnie zazwyczaj bywa!), trzeba tak rozplanować jego treść, aby się do niego możliwie najbardziej dokładnie dostosować. Jak to jednak zrobić, zwłaszcza kiedy przemawiasz po raz pierwszy i nie masz jeszcze opracowanej metody? Przypuśćmy, że masz do dyspozycji pół godziny albo czterdzieści pięć minut, w trakcie których masz wygłosić referat, w jakim omawiasz zalety nowego systemu sprzedaży internetowej własnego autorstwa. W jaki sposób ustalić, ile konkretnie zajmie Ci przedstawienie uprzednio przygotowanej całości? Bardzo skuteczną metodą jest przetestowanie tej kwestii w domu, na przykład przed rodziną czy znajomymi albo po prostu przed lustrem. Oczywiście możesz nagrywać swoją wypowiedź – tego typu eksperyment może być pomocny zwłaszcza wtedy, kiedy zależy Ci na tym, aby przekonać się, jak będziesz odbierany przez audytorium i co ewentualnie warto tutaj poprawić. Jednak są też dwa inne, być może nawet ważniejsze cele tego ćwiczenia: 1. dzięki powtarzaniu lepiej opanowujesz i utrwalasz sobie materiał, nabierasz pewności siebie, więc jest też spora szansa, iż podczas prawdziwego wystąpienia będzie Ci dużo łatwiej pokonać tremę – będziesz przecież mówić o czymś, co jest Ci bardzo dobrze znane!; 2. przekonasz się także, ile dokładnie czasu zajmuje Ci prezentacja tego, co przygotowałeś, czy powinieneś cos dodać, czy może przeciwnie – dokonać skrótów etc. Musisz po prostu przynajmniej raz przed właściwą prezentacją wygłosić ją „na sucho” w domu, z zegarkiem w ręku – w ten sposób unikniesz nieprzyjemnych niespodzianek polegających na tym, że dwadzieścia minut przeznaczonych na Twój referat właśnie mija, a Ty nie przedstawiłeś nawet połowy argumentów na poparcie swoich tez, o wnioskach nie wspominając. 

                                    

                                                 Ciąg dalszy nastąpi...

     

Jak przygotowywać i prowadzić wystąpienia publiczne? Fragment (4) - C.d. Zanim zaczniesz, czyli jak przygotowywać się do wypowiedzi (2)

        Kiedy już ustalisz, o czym chcesz mówić ułóż sobie treść w porządku logicznym, najlepiej według schematu wstęp-rozwinięcie-zakończenie, względnie teza-argumenty-wnioski. Możesz też spisać sobie w punktach najważniejsze rzeczy, rozrysować sobie materiał w tabelkach albo schematach, tak aby łatwiej Ci było opanować i przyswoić sobie własną argumentację. Pamiętaj, w tym przypadku działa zasada, zgodnie z którą im bardziej coś jest przejrzyste i jasne dla Ciebie samego, tym łatwiej będzie tę rzecz zrozumieć Twoim słuchaczom. Jeśli chcesz nawiązać kontakt ze swoim audytorium i przykuć jego uwagę, możesz posłużyć się tzw. historiami wziętymi z życia, obrazowymi przykładami z własnego doświadczenia etc., które lepiej niż suche liczby, daty i specjalistyczna terminologia trafiają do wyobraźni, dzięki czemu zdecydowanie prościej będziesz mógł nawiązać kontakt z tymi, do których mówisz i szybciej wytłumaczysz im nawet skomplikowane problemy. Pamiętaj o tym, że tak na dobrą sprawę nikt z nas, a zwłaszcza publiczność nie złożona ze specjalistów w danej dziedzinie nie jest w stanie dłużej niż przez pięć minut śledzić z uwagą, zainteresowaniem, i - co chyba najważniejsze – ze zrozumieniem długiego wywodu składającego się w całości z abstrakcyjnych terminów, koncepcji i danych, jakie nie mają żadnego dającego się na pierwszy rzut oka wychwycić związku z praktyką i tzw. realnym życiem. Najlepszym sposobem na utrzymanie uwagi słuchaczy, podtrzymanie ich zainteresowania oraz wyjaśnienie nawet bardzo złożonych zagadnień jest właśnie ich przemyślenie, uporządkowanie, systematyzacja, rozrysowanie w przejrzyste także dla Ciebie schematy – jednak tę rzecz powinieneś rozważyć na etapie przygotowywania się do wystąpienia, a nie w jego trakcie. 

        Możesz także przygotować pomoce dydaktyczne, na przykład w postaci prezentacji komputerowej, która będzie zawierała najważniejsze elementy i treści Twojego wystąpienia. Jednak nawet wtedy, gdy wybierzesz taką formę przedstawiania materiału dla całego wykładu, nie nastawiaj się na to, że będziesz biernie recytował treści wyświetlane na ekranie. To bardzo popularny błąd popełniany przez wiele osób – jeśli chcesz zachować dobry kontakt ze swoim audytorium, nigdy i pod żadnym pozorem nie decyduj się na takie rozwiązanie. Prezentację warto przygotować, ponieważ służy ona kilku istotnym celom. Oprócz tego, że może stanowić pomoc dla Ciebie (co wydaje się oczywiste, chociaż, z czego nie wszyscy zdają sobie sprawę, wcale niekoniecznie jest najistotniejsze!) pomaga też Twoim słuchaczom lepiej się skoncentrować na tym, o czym mówisz i utrzymać uwagę, która w przeciwnym wypadku bardzo łatwo rozpraszałaby się na rozmaite mało istotne sprawy. Jest to wbrew pozorom bardzo logiczne i ma stosunkowo proste wyjaśnienie – jeżeli w sali znajduje się ekran albo telewizor, mamy naturalną tendencję do tego, by patrzeć właśnie w tamtą stronę. Pamiętaj, że ponad połowa populacji to tzw. wzrokowcy, którzy najlepiej przyswajają właśnie to, co widzą. Wypunktowanie najważniejszych rzeczy i wyświetlenie ich na ekranie będzie dla nich na pewno dużym ułatwieniem i pomoże im lepiej podążać za tokiem Twojego wywodu niż gdyby mieli do czynienia jedynie z suchym przekazem ustnym.

                                                                                

                                                                        Ciąg dalszy nastąpi...