Jak przygotowywać i prowadzić wystąpienia publiczne? Fragment (7) - Kiedy już stoisz przed publicznością, czyli na co zwrócić uwagę w trakcie wypowiedzi? (1)

Teraz, kiedy bardzo dokładnie przeanalizowałeś, przygotowałeś i przećwiczyłeś swoją wypowiedź, przychodzi moment, w którym musisz ją wygłosić. W wyznaczonym terminie o ustalonej godzinie stajesz zatem przed publicznością i zaczynasz mówić. Co powinieneś wiedzieć, aby zminimalizować stres, a jednocześnie osiągnąć jak najlepsze efekty?

Jesteś przygotowany, treści, które przedstawiasz, zostały starannie uporządkowane, pogrupowane oraz – last but not least – przemyślane przed ich  prezentacją, więc możesz założyć, że już w punkcie wyjścia posiadasz tym samym pewną przewagę nad złośliwym przypadkiem, który w przeciwnym razie znacznie łatwiej mógłby pokrzyżować Twoje plany. Jeśli faktycznie zastosowałeś się do tego, o czym była mowa w poprzednim rozdziale tekstu, możesz założyć, że jesteś teraz w nieco podobnej sytuacji, co posiadacz komputera, w którym zainstalowany został bardzo dobry, skuteczny i dający kompletną ochronę przed wszystkimi zagrożeniami płynącym z sieci program antywirusowy. Oczywiście także i teraz istnieje niebezpieczeństwo, że wydarzy się coś nieprzewidzianego, nad czym będzie Ci trudno zapanować, jednak wierz mi, że jest ono niewątpliwie dużo mniejsze niż byłoby wtedy, gdybyś w ogóle się nie przygotował lub przygotował się tylko powierzchownie. 

Twój system jest zatem chroniony – co jeszcze powinieneś zrobić, aby wypaść jak najlepiej, jaką przyjąć postawę, jaką zastosować strategię, a czego bezwzględnie unikać? 

Zacznijmy od języka i sposobu formułowania wypowiedzi, czyli od tego, co dla Twoich słuchaczy jest w pewnym sensie najważniejsze i od czego może zależeć to, czy będą Cię słuchać z zainteresowaniem, czy wręcz przeciwnie – znudzą się już po pierwszych dziesięciu minutach. Pierwsza i najważniejsza rzecz, o jakiej powinieneś pamiętać, a o jakiej bardzo często zapominają mówcy, zwłaszcza ci, którzy są specjalistami w jakiejś bardzo wąskiej dziedzinie, na której mało kto się zna to zasada, że język mówiony rządzi się poniekąd zupełnie innymi prawami niż język pisany i dopuszcza znacznie większą ilość chwytów retorycznych, elementów obrazowych, a niekiedy nawet kolokwializmów charakterystycznych dla mowy potocznej. Oczywiście nie zachęcam Cię do tego, abyś całą swoją wypowiedź skonstruował na bazie takiego codziennego słownictwa. Jest rzeczą jasną, że jeżeli omawiasz na przykład jakiś problem naukowy czy prezentujesz zagadnienia z Twojej praktyki zawodowej nie unikniesz stosowania fachowej terminologii i z całą pewnością nie uda Ci się ominąć mówienia o sprawach, które niekoniecznie są znane tzw. przeciętnemu członkowi społeczeństwa. Jednak powinieneś to robić w miarę przystępnie, tak aby słuchacz był w stanie zrozumieć te trudne kwestie, a nie totalnie zniechęcił się do tego, co przedstawiasz. Pamiętaj o tym, że Ty jesteś wprawdzie specjalistą, lecz Twoja publiczność nie zawsze – masz ich dopiero nauczyć pewnych rzeczy, a nie da się tego zrobić, jeśli Twoje wystąpienie będzie polegać wyłącznie na tym, że zasypiesz ich niezrozumiałymi pojęciami, nudnymi danymi i wywodami tak zagmatwanymi, że nawet Ty sam dobrze ich nie rozumiesz. 

Dobrym sposobem na przyciągnięcie uwagi słuchaczy i nawiązanie z nimi kontaktu jest pokazywanie związku tego, o czym się mówi z praktyką. Można to osiągnąć nawiązując do doskonale znanych każdemu przykładów z codziennego życia. Także wtedy, kiedy przedstawiasz jakąś skomplikowaną teorię naukową, dobrze jest odwoływać się do takich często spotykanych, konkretnych  sytuacji, które unaoczniają jej związek z realnym światem. Weź pod uwagę, że ostatecznie nawet tak bardzo złożone koncepcje jak chociażby teoria względności Einsteina nie powstały w sterylnych laboratoriach i nie odwołują się do fikcji, ale stworzono je również po to, aby wyjaśnić jakiś aspekt rzeczywistości, w której żyjemy. Tym bardziej warto mieć ten fakt na względzie, kiedy mówi się o zagadnieniach prostszych i niejako z założenia pragmatycznych, takich jak plany rozwoju firmy czy techniki skutecznej sprzedaży.                                                         

                                                             

                                                            Ciąg dalszy nastąpi... 

Jak przygotowywać i prowadzić wystąpienia publiczne? Fragment (6) - C.d. - Zanim zaczniesz, czyli jak przygotować się do wypowiedzi (4)

Wreszcie dobrze jest zostawić sobie kilka końcowych minut na pytania ze strony słuchaczy i szeroko rozumiany dialog z publicznością. Zazwyczaj taka opcja jest uwzględniana przez organizatorów na przykład konferencji czy seminariów i zaznaczana jako odrębny punkt programu. Jeżeli jednak Twoje wystąpienie ma mniej formalny charakter, też warto pamiętać o takiej możliwości i udostępnić ją audytorium. Ponadto jeżeli Twoja wypowiedź opiera się głównie na tekście pisanym – co się zdarza, chociaż weź też pod uwagę, iż nie zawsze tak jest – dobrym sposobem na ustalenie czasu potrzebnego na jej wygłoszenie jest odwołanie się do ilości stron. Możesz łatwo sprawdzić, ile zajmuje Ci przedstawienie – powiedzmy – dziesięciostronicowego referatu, dzięki czemu ocenisz, jakiej długości wypowiedź masz przygotować. Musisz jednak pamiętać o tym, aby stosować zawsze jednakowy format tekstu – tę samą wielkość i rodzaj czcionki, takie same marginesy, odstępy między wersami etc.

Ostatnia rzecz, którą możesz zrobić na etapie przygotowań to ustalenie, do kogo konkretnie będziesz przemawiać, ile osób liczy grono Twoich słuchaczy, gdzie będzie się odbywać się impreza, w trakcie której masz wystąpić etc. Są to wbrew pozorom bardzo ważne kwestie, nawet jeśli wydają się pozbawione większego znaczenia. Inaczej mówi się do dwudziestoosobowej grupy składającej się z młodych osób w wieku maturalnym, a inaczej do stuosobowego audytorium, w jakim przeważają dorośli profesjonaliści po czterdziestce. Jeśli chcesz dobrze wypasć i nawiązać kontakt z odbiorcami, warto zawczasu wziąć ten element pod uwagę i uwzględnić specyfikę tzw. grupy docelowej. Jeżeli jest to możliwe, możesz też obejrzeć miejsce, w jakim będzie odbywać się Twoje wystąpienie. Ten zabieg pozwoli Ci mentalnie oswoić przestrzeń, a tym samym zminimalizować stres i tremę, jaką odczuwasz przed wypowiedzią. Będziesz się czuć pewniej, kiedy będziesz wiedzieć, jak wygląda sala, np. czy jest duża, czy mała, jaki jest rozkład siedzeń, jakiej publiczności możesz się spodziewać. Zauważ, że zawsze czujemy się pewniej, kiedy mamy do czynienia z osobami i sytuacjami, które znamy niż z takimi, o których nic nie wiemy. Jest to spowodowane tym, że kiedy wszystkie opcje wydają nam się równie dobre, przestajemy myśleć racjonalnie, a nasza wyobraźnia może zacząć produkować najbardziej fantastyczne scenariusze, bo nie ma punktu zaczepienia w realiach. W ten sposób tylko się wewnętrznie niepotrzebnie napędzasz i pogłębiasz dyskomfort psychiczny. Każda konkretna informacja, która pomaga Ci wrócić do rzeczywistości jest wtedy na wagę złota, bo dzięki niej możesz zdecydowanie bardziej realistycznie ocenić sytuację, a to pomoże Ci opanować lęk, jaki odczuwasz w trakcie wypowiedzi i tym samym łatwiej osiągnąć taki efekt, jaki sobie zamierzysz. 

                                            Ciąg dalszy nastąpi...

         

Jak przygotowywać i prowadzić wystąpienia publiczne? Fragment (5) - C. d. Zanim zaczniesz, czyli jak przygotować się do wypowiedzi (3)

Jest jeszcze jedna ważna rzecz, jaką musisz wziąć pod uwagę, kiedy przygotowujesz się do wypowiedzi – jej długość. Jeśli niewłaściwie oszacujesz ten czynnik, możesz mieć potem problem albo z nadmiarem materiału, którego nie będziesz w stanie wykorzystać (i to niezależnie od tego, jak ważnych spraw albo wniosków nie zdążyłeś jeszcze poruszyć!), albo z sytuacją, kiedy powiesz już wszystko, co masz do powiedzenia, a okaże się, iż nie minęła nawet połowa czasu przeznaczonego na Twoje wystąpienie. Obydwie te możliwości są – co zapewne przyznasz – raczej mało przyjemne, warto więc podjąć kroki, które pozwolą Ci ich uniknąć. Po pierwsze powinieneś wcześniej dobrze przemyśleć sobie takie rzeczy jak układ i ilość prezentowanego materiału, ustalić, które informacje są kluczowe, które zaś są mniej ważne i mają charakter w mniejszym czy większym stopniu fakultatywny. W przypadku ewentualnego poślizgu będziesz wiedział, na czym musisz się skoncentrować przede wszystkim, a co możesz pominąć, nie wywołując przez to wrażenia, że Twoja wypowiedź jest niekompletna lub niespójna. Ponadto jeżeli zostanie Ci trochę czasu, możesz wtedy wykorzystać takie dodatkowe dane, ciekawostki, przykłady etc. 

Jeżeli czas Twojego wystąpienia jest dokładnie określony (a tak właśnie zazwyczaj bywa!), trzeba tak rozplanować jego treść, aby się do niego możliwie najbardziej dokładnie dostosować. Jak to jednak zrobić, zwłaszcza kiedy przemawiasz po raz pierwszy i nie masz jeszcze opracowanej metody? Przypuśćmy, że masz do dyspozycji pół godziny albo czterdzieści pięć minut, w trakcie których masz wygłosić referat, w jakim omawiasz zalety nowego systemu sprzedaży internetowej własnego autorstwa. W jaki sposób ustalić, ile konkretnie zajmie Ci przedstawienie uprzednio przygotowanej całości? Bardzo skuteczną metodą jest przetestowanie tej kwestii w domu, na przykład przed rodziną czy znajomymi albo po prostu przed lustrem. Oczywiście możesz nagrywać swoją wypowiedź – tego typu eksperyment może być pomocny zwłaszcza wtedy, kiedy zależy Ci na tym, aby przekonać się, jak będziesz odbierany przez audytorium i co ewentualnie warto tutaj poprawić. Jednak są też dwa inne, być może nawet ważniejsze cele tego ćwiczenia: 1. dzięki powtarzaniu lepiej opanowujesz i utrwalasz sobie materiał, nabierasz pewności siebie, więc jest też spora szansa, iż podczas prawdziwego wystąpienia będzie Ci dużo łatwiej pokonać tremę – będziesz przecież mówić o czymś, co jest Ci bardzo dobrze znane!; 2. przekonasz się także, ile dokładnie czasu zajmuje Ci prezentacja tego, co przygotowałeś, czy powinieneś cos dodać, czy może przeciwnie – dokonać skrótów etc. Musisz po prostu przynajmniej raz przed właściwą prezentacją wygłosić ją „na sucho” w domu, z zegarkiem w ręku – w ten sposób unikniesz nieprzyjemnych niespodzianek polegających na tym, że dwadzieścia minut przeznaczonych na Twój referat właśnie mija, a Ty nie przedstawiłeś nawet połowy argumentów na poparcie swoich tez, o wnioskach nie wspominając. 

                                    

                                                 Ciąg dalszy nastąpi...